Print |  Email | Text size   

Access to Information Manual (Afrikaans)

April 2011

Access PDF version [PDF] 94 kb

Handleiding ingevolge artikel 14 van die Wet op Bevordering van Toegang tot Inligting (PAIA), 2000 (Wet 2 van 2000)

  1. Voorwoord
  2. GCIS se visie, missie en doelstellings
    2.1 Funksies van GCIS-komponente
    2.2 Bestuurstruktuur van GCIS
  3. Kontakbesonderhede van Inligtingsbeampte
  4. Riglyne van die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie (SAMRK) ten opsigte van die gebruik van PAIA
  5. Rekords
    5.1 Beskrywing van onderwerpe waarvan GCIS rekords hou
    5.2 Rekords wat outomaties beskikbaar is
    5.3 Versoekprosedure
  6. Hulpmiddele beskikbaar ten opsigte van optrede of versuim om op te tree
  7. Voorgeskrewe fooie vir openbare liggame
  8. Voorgeskrewe vorms vir toegang tot rekord van openbare liggaam

1. Voorwoord

Hierdie handleiding is ontwikkel as ’n gids om riglyne aan die publiek te bied oor hoe om toegang te verkry tot inligting wat deur die GCIS gehou word. Dit beskryf watter inligting die department beskikbaar het en hoe om toegang tot die inligting te verkry.

Die Wet meld dat elke liggaam ’n Inligtingsbeampte en Adjunk-inligtingsbeampte(s) moet benoem wat verantwoordelik sal wees vir die verwerking van aansoeke om toegang tot inligting en aansoekers moet help om hul aansoeke in te dien.

Die handleiding gee uitvoer aan die reg tot toegang van inligting waarvoor in die Grondwet van die Republiek van Suid-Afrika, 1996, voorsiening gemaak word.

2. GCIS se Visie, Missie en Doelstellings

Visie: Om aan die regering en publiek se behoefte aan kommunikasie en inligting te voldoen ten einde ’n beter lewe vir almal te verseker.

Missie: Omleierskap in regeringskommunikasie te bied en om te verseker dat die publiek ingelig bly oor die implementering van die regering se mandaat.

Sleutel stragegiëe en doelstellings

2.1 Funksies van GCIS-komponente

GCIS is sodanig gestruktureer om te voldoen aan sy mandaat, soos hierbo uiteengesit. Dit bestaan uit 12 afdelings of hoofdirektorate (HDs):

Beleid en navorsing doen kommunikasienavorsing en beoordeel hoe die regering die publiek se kommunikasiebehoeftes moet vervul en monitor mediadekking van regeringsprogramme vanuit ’n kommunikasie-oogpunt. Dit betuur die die direktorate van navorsing en beleid en media-ontleding.

Mediaskakeling streef daarna om die werk van die regering openbaar te maak deur die behoorlike bestuur van die plaaslike en internasionale media en die Parlementêre Kantoor. Dit is ook daarvoor verantwoordelik om ondersteuning te verskaf aan die regering se woordvoerder en krisisbestuurondersteuning aan departemente te verskaf.

Kommunikasiediensagentskap bied kernkommunikasiedienste aan die GCIS en ander regeringsdepartemente, hetsy intern of deur uitbesteding. Dit verbeter en ontwikkel inhoud vir regeringskommunikasieveldtogte deur die vervaardiging van radio advertensies of radio dramas, direkte uitsendings op gemeenskapsradiostasies, en video- programme en advertensies; dek geleenthede (video en foto's); en reageer op grafiese-ontwerpversoeke.

Inhoud en skryf streef daarna om die kernboodskappe, temas en die taal te ontwikkel wat gebruik word om daardie kernboodskappe oor te dra. Dit is verantwoordelik om die inhoud te ontwikkel van produkte wat die GCIS vervaardig.

Menslike hulpbronne streef daarna om 'n doeltreffende en effektiewe ondersteuningsdiens aan die hele GCIS te lewer ten opsigte van werwing, behoud en die onwikkeling van 'n uiters bekwame en uiteenlopende werksmag wat die missie, visie en waardes van die GCIS ondersteun.

Inligtingstegnologie is daarvoor verantwoordelik om strategiese leiding te verskaf ten opsigte van inligtingstegnologie aan die departement. Dit beheer en kontroleer die instelling van die vyf-jaar Inligting en Kommunikasie Tegnologie Strategie vir die departement.

Finansies, aanvoerkettingbestuur en eiendoms- en fasiliteitsbestuur is verantwoorcelik vir strategiese leierskap met betrekking tot finansiële-  en aanvoerkettingbestuur.

Interne oudit is verantwoordelik vir 'n onafhanklike en objektiewe konsultasie diens met die oog daarop om GCIS se werkverrigting te verbeter en om te verseker dat die risikobestuur en regeringsbeheerprosesse verbeter.

Strategiese beplanning en programbestuur is daarvoor verantwoordelik om 'n professionele projekbestuurdiens te lewer en GCIS se werksverrigting in die lewering van die GCIS se mandaat te verbeter.

Provinsiale en plaaslilke skakeling se taak is om strategiese leierskap te verskaf by die  koppelvlak van nasionale regeringsinligting met die provinsiale kommunikasie programme. Deur middel van die provinsiale kantore verskaf dit die foutlose skakel in regeringskommunikasie.

2.2 Bestuurstruktuur van GCIS

3. Kontakbesonderhede van Inligtingsbeampte

Ingevolge die PAIA, 2000 is die HUB die Inligtingsbeampte. Die GCIS het een Adjunk-inligtingsbeampte.

4. Riglyne van die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie (SAMRK) ten opsigte van die gebruik van PAIA, 2000 [Artikel 14 (1) (c)]

Die SAMRK (hierna verwys as “die kommissie”) sal, ingevolge Artikel 10 van die PAIA, 2000, riglyne saamstel ten opsigte van die uitvoering van hierdie Wet. Hierdie riglyne sal deur die kommissie beskikbaar gestel word. Enige navrae met betrekking tot die riglyne moet aan die kommissie gerig word by:

SAMRK
Privaat Sak X2700, Houghton, 2041
Tel: 011 484 8300
Faks: 011 484 1360
E-pos: paia@sahrc.org.za

5. Beskrywing van Onderwerpe waarvan GCIS rekords hou – Artikel 14 (1) (d)

5.1 Ten einde ’n versoek ingevolge die Wet te vergemaklik is die onderwerpe waaroor die GCIS rekords hou en die kategorieë van rekords wat oor elke onderwerp gehou word, as volg:

A. Beleid en navorsing

  1. Verslae en state.
  2. Spesifikasies en navorsingsvoorstelle.
  3. Datastelle, verslae en voorleggings.
  4. Media Ontwikkeling en Diversiteit Agentskap, Wet op die MDDA, 2002 (Wet 14 van 2002).
  5. Inligtingsgidse (Suid-Afrikaanse Regeringsgids, Gids van Kontakte, Mediagids en -profiele).
  6. Internasionale en binnelandse mediadekkingsverslae.
  7. Volledige tekste van internasionale en binnelandse media artikels.
  8. Kommunikasie inhoud en sleutel boodskappe.

B. Mediaskakeling

  1. Nuusbriewe.
  2. Kommunikasiestrategieë.  
  3. Mediastrategieë.
  4. Handboek vir Regeringskommunikeerders.
  5. Databasisse van media en kommunikeerders.

C. Kommunikasiediensagentskap

  1. Publikasies (gedruk).
  2. Uitsaai-advertensies en -programme.
  3. Bemarkings- en verspreidingsaktiwiteite.
  4. Media-koop verslae.
  5. Verslae.
  6. Fotografiese en videobeeldmateriaal.

D. Inhoud en skryf

  1. Verslae.
  2. Tydskrifte.
  3. Bemarkingsbrosjure.
  4. Inligting beskikbaar op die GCIS-webwerf, regeringsinligtingwebwerf, en die regeringsdienstewebwerf.
  5. Beleid en Riglyne dokumente.
  6. South Africa Yearbook and Pocket Guide to South Africa.

E. Menslike hulpbronne

  1. Beleids- en prosedure handleidings.
  2. Interne nuusbriewe.
  3. Menslike hulpbronne bestuur- en ontwikkeling strategieë.
  4. Kontaklys van regeringsinligtingsbeamptes.

F. Inligtingstegnologie

  1. Beleids- en riglyndokumente.
  2. Handleidings.
  3. Verslae.

G. Finansies, aanvoerkettingbestuur en eiendom- en fasiliteitsbestuur

  1. Databasis van diensverskaffers.
  2. Finansiële rekords en state.
  3. Beleid en prosedures.
  4. Verslae.

H. Interne oudit

  1. Verslae.

I. Strategiese beplanning en programbestuur

  1. Projekdokumente.
  2. Verslae.
  3. Projekbestuurshandleiding.
  4. Regeringskommunikasieprogram.
  5. Strategiedokumente.

J. Provinsiale en plaaslike skakeling

  1. Verslae.
  2. Thusong-dienssentrumstrategieë.
  3. Ontwikkelingskommunikasiestrategieë en -materiaal.
  4. Reklame- en bemarkingsmateriaal.
5.2 Rekords wat outomaties beskikbaar is – Artikel 14 (1) (e)

Hierdie inligting is beskikbaar op die GCIS-webwerf, www.gcis.gov.za, en word vrywilliglik bekendgemaak. Ander inligtingsprodukte en - materiaal wat vrywillig bekendgemaak word, sluit in:

  1. verslae
  2. inligtingstukke
  3. nuusbriewe
  4. bemarkingsmateriaal
  5. plakkate
  6. pamflette
  7. brosjures
  8. nuusartikels op www.buanews.gov.za/index.html.
5.3 Versoekprosedure
(a) Toestaan of weiering van versoek

Die aanvraer moet toegang gegee word tot ’n rekord van ’n openbare liggaam indien die versoek voldoen aan die volgende:

  1. die aanvraer voldoen aan al die prosedurele vereistes van die Wet met betrekking tot die toegang tot daardie rekord; en
  2. toegang tot die rekord mag nie geweier word op grond van enige weiering wat in die Wet genoem word nie.
(b) Hoe om toegang tot ’n rekord te verkry
  1. Die aanvraer moet die vorm (Vorm A) gebruik wat in die Staatskoerant (Regeringskennisgewing R187 van 15 Februarie 2002) verskyn het.
  2. Die aanvraer moet ook aandui of hy/sy ’n kopie van die rekord  benodig, of slegs die rekords by die GCIS se kantoor wil besigtig.  Andersins, as die rekord nie ’n papierdokument is nie, kan dit, waar moontlik, in die verlangde vorm besigtig word.
  3. Indien die aanvraer vra vir toegang in ’n spesifieke vorm (bv. ’n papierkopie, elektroniese kopie, ens.) behoort hy/sy toegang gegee te word in daardie vorm, tensy sodanige toestemming   onbillik sou inmeng met die bestuur van die betrokke openbare  liggaam, of die rekord sal beskadig, of kopiereg wat nie deur die Staat besit word nie sal skend. Indien toegang om praktiese redes nie gegee kan word in die verlangde vorm nie maar in ’n ander vorm, moet die fooi bereken word volgens die manier waarop die   aanvraer aanvanklik daarvoor gevra het.
  4. Indien die aanvraer enige inligting verlang oor ’n besluit bykomend  tot ’n geskrewe antwoord tot die versoek vir ’n rekord, bv.   telefonies, moet dit aangedui word.
  5. Indien ’n aanvraer die inligting namens iemand anders aanvra,   moet die hoedanigheid waarin die versoek gemaak word,   aangedui word.
  6. Indien die aanvraer nie kan lees of skryf nie of ’n gebrek het, kan    die versoek mondelings gemaak word. Die Inligtingsbeampte moet dan die vorm namens sodanige aanvraer invul en vir die   aanvraer ’n kopie van die voltooide vorm gee.
(c) Fooie betaalbaar vir ’n versoek en kennisgewing van besluit oor toegang
  1. ’n Aanvraer wat toegang tot ’n rekord versoek wat persoonlike inligting oor hom of haar bevat, hoef nie die aanvraagfooi te betaal nie. Enige ander aanvraer moet die aanvraagfooi van R35 betaal.
  2. Die Inligtingsbeampte moet die aanvraer (buiten ’n persoonlike aanvraer) per kennisgewing in kennis stel van die voorgeskrewe aanvraagfooi (indien enige) en deposito (indien enige) voor die verdere verwerking van die versoek.
  3. Die aanvraer kan interne appèl aanteken, waar toepaslik, of die aansoek na die hof verwys vir die betaling van die fooi.
  4. Nadat die Inligtingsbeampte ’n besluit oor die versoek gemaak het, moet die aanvraer in kennis gestel word van sodanige besluit volgens die manier waarop die aanvraer versoek het om in kennis gestel te word.
  5. Indien die versoek toegestaan word, moet ’n verdere toegangsfooi betaal word vir reproduksie en om die rekord te soek en voor te berei, volgens die tyd wat benodig word bykomend tot die aangewese ure wat benodig word vir die soeke en voorbereiding van die rekord vir bekendmaking.

  6. Toegang tot ’n rekord sal weerhou word totdat alle toepaslike fooie betaal is.

6. Hulpmiddele beskikbaar ten opsigte van optrede of versuim om op te tree

Die volgende prosedures bestaan vir persone wat beweerde onreëlmatige, onbehoorlike of onwettige amptelike optrede of versuim deur die GCIS of enige van sy werknemers wil rapporteer of herstel:

(a) Prosedure vir rapportering of herstel
  1. Hulpmiddele ten opsigte van optrede of versuim om op te tree ingevolge die PAIA, 2000: Die interne appèlgesag vir die doeleindes van hierdie Wet is die Minister. Indien die interne appèlprosedure reeds uitgevoer is, kan ’n aansoek by die hof ingedien word (artikel 78 tot 82).
  2. ’n Staatsdienswerknemer mag ’n grief of klagte indien vir ondersoek deur die Staatsdienskommissie met betrekking tot amptelike optrede of versuim (Artikel 35 van die Staatsdienswet, 1994 (Wet 103 van 1994).
  3. ’n Persoon mag arbeidshulpmiddelle gebruik ten opsigte van amptelike optrede of versuim wat met die werksituasie verband hou, naamlik dispuut van regte [die Staatsdienswet, 1994, en Wet op Arbeidsverhoudinge, 1995 (Wet 66 van 1995)].
  4. ’n Persoon mag ’n klagte by ’n arbeidsinspekteur indien met betrekking tot enige beweerde oortreding van die Wet op Basiese Diensvoorwaardes, 1997 (Wet 75 van 1997) – artikel 78(1)(a), of die Wet op Billike Indiensneming, 1998 [Wet 55 van 1998 – artikel 34(e)].
  5. ’n Persoon mag ’n klag by die Openbare Beskermer indien met betrekking tot verdagte onwettige of onbillike optrede of versuim (die Grondwet en die Wet op die Openbare Beskermer, 1994 (Wet 23 van 1994).
  6. ’n Persoon mag ’n klag by die SAMRK indien met betrekking tot amptelike optrede of versuim wat vermoedelik ’n oortreding of bedreiging is van enige fundamentele regte [Wet op die Menseregtekommissie, 1994 (Wet 54 van 1994)].
  7. Ten einde beskerm te word van vergelding weens die bekendmaking van onwettige of onbehoorlike optrede deur die werkgewer of ’n kollega, mag die betrokke persoon die bekendmakingsprosedures in die Wet op Beskermde Bekendmakings, 2000 (Wet 26 van 2000) volg.
  8. ’n Persoon mag enige ander regsmiddele gebruik, soos die instelling van stappe vir die regsoorsig van ’n administratiewe aksie ingevolge die Wet op die Bevordering van Administratiewe Regverdigheid, 2000 (Wet 3 van 2000).
(b) Ander hulpmiddele
  1. ’n Persoon mag die redes versoek vir ’n administratiewe aksie ingevolge die Wet op die Bevordering van Administratiewe Regverdigheid, 2000 (Artikel 5).
  2. ’n Persoon mag toegang tot rekords van ’n regeringsdepartement of ander openbare liggaam versoek ingevolge die PAIA, 2000 (Artikel 11).
(c) Plig om te rapporteer
  1. In die uitvoer van sy/haar amptelike pligte is ’n staatsdienswerknemer verplig om, ingevolge die Gedragskode, enige bedrog, korrupsie, nepotisme, wanadministrasie en ander optrede wat ’n misdryf uitmaak of wat skadelik vir openbare belang mag wees, aan die toepaslike owerhede te rapporteer. ’n Werknemer wat versuim om hieraan te voldoen is skuldig aan wangedrag (Regulasie B.3 en C.4.10 van Hoofstuk 2 van die Staatsdiensregulasies, 2001).
  2. Die verantwoordelikheid van elke werkgewer en werknemer om kriminele en ander onbehoorlike optrede in die werkplek bekend te maak, is ook die grondslag van die Wet op Beskermde Bekendmakings, 2000 (Aanhef).
 

7. Voorgeskrewe fooie vir openbare liggame
(Deel II van Kennisgewing 187 in die Staatskoerant van 15 Februarie 2002)

  
1. Die fooi vir ’n kopie van die handleiding soos beoog in regulasie 5(c) is R0,60 vir elke fotostaat van ’n A4-bladsy of deel daarvan.  
2. Die fooie vir reproduksie soos verwys word na in regulasie 7(1) is soos volg:  
(a) Vir elke fotostaat van ’n A4-bladsy of deel daarvan R0,60
(b) Vir elke gedrukte kopie van ’n A4-bladsy of deel daarvan wat op rekenaar in ’n elektroniese of masjien-leesbare vorm gehou word R0,40
(c) Vir ’n kopie van ’n rekenaar-leesbare vorm op:  
 (i) Geheuestokkie R5,00
 (ii) CD/DVD R40,00
(d) (i) Vir ’n transkripsie van visuele beeldmateriaal, vir ’n A4-bladsy of deel daarvan R22,00
 (ii) Vir ’n kopie van visuele beeldmateriaal R60,00
(e) (i) Vir ’n transkripsie van ’n oudiorekord, per A4-bladsy of deel daarvan R12,00
 (ii) Vir ’n kopie van ’n oudiorekord R17,00
3. Die aanvraagfooi betaalbaar deur elke aanvraer buiten 'n persoonlike aanvraer, soos na verwys word in regulasie 7(2) R35,00
4. Die toegangsfooi betaalbaar deur 'n aanvraer soos na verwys word in regulasie 7(3) is soos volg:  
  1. (a) Vir elke fotostaat van ’n A4-bladsy of deel daarvan R0,60
   (b) Vir elke gedrukte kopie van ’n A4-bladsy of deel daarvan wat op rekenaar in ’n elektroniese of masjien-leesbare vorm gehou word R0,40
   (c) Vir ’n kopie van ’n rekenaar-leesbare vorm op:  
   (i) (i) Geheuestokkie R5,00
   (ii) CD/DVD R40,00
   (d) (i) Vir 'n transkripsie van visuele beeldmateriaal, vir 'n A4- bladsy of deel daarvan R22,00
  (ii) Vir 'n kopie van visuele beeldmateriaal R60,00
   (e) (i) Vir 'n transkripsie van 'n oudiorekord, per A4-bladsy of deel daarvan R12,00
  (ii) Vir 'n kopie van 'n oudiorekord R17,00
   (f) Om te soek na 'n rekord vir bekendmaking en dit voor te berei, R15,00 vir elke uur of deel van 'n uur, uitsluitend die eerste uur, wat redelikerwyse nodig is vir sodanige soektog en voorbereiding.  
  2. Vir die doeleindes van artikel 22(2) van die Wet geld die volgende:  
   (a) Ses ure as die ure wat oorskry moet word voordat 'n deposito betaalbaar is  
   (b) Een-derde van die toegangsfooi is betaalbaar as deposito deur die aanvraer.  
  3. Die werklike posgeld is betaalbaar wanneer 'n kopie van 'n rekord na die aanvraer gepos moet word.  

8. Voorgeskrewe vorms vir Toegang tot ’n Rekord van ’n openbare liggame

Voorberei deur
GCIS Adjunk-inligtingsbeampte:
Mnr Keitumetse Shadrack Semakane

top

footer

Bookmark and Share

Last updated 17-Oct-2011
footer